税務上特殊な扱いをする経費

管理上の経費と税務上の経費が必ずしも一致するとは限りません。その結果、自社で管理している収支と税理士の計算した収支に違いが生じることが多くあります。では、その違いはどのような理由で発生するのでしょうか。
これは、管理上は経費計上可能と判断されても、税務上では制限の設けられている経費が多くあるからです。そこで、それらの特殊な扱いをする経費を事前に把握していれば、ある程度正確な課税所得の把握も可能となり、確定申告時期に税理士から上がってきた数字に目をくらますことも少なくなるのではないでしょうか。


管理と税務の違い

会計には管理上の数字と税務上の数字の2つが存在します。前者は文字通り管理目的なので、自社で決めたルールに従って売上・経費計上します。上場企業は国などが定めた会計基準での管理が必要であるの加え、それにのっとっているかどうか年に一度の監査が入るので、より厳しく管理しなければなりません。
それに対し後者は確定申告書作成用の数字なので、税法にのっとっていなければなりません。後で詳しく説明しますが、車代、交際費、贈答品に関する数字は管理上の数字と異なってきます。従って、会社から出たお金だから経費計上可能というわけではなく、ある一定の基準に沿って申告書を作成しなければなりません。


税法上の経費

アメリカ国税庁(IRS)では、経費とは「通常必要な支出」となっており、通常とは「その事業で一般的に受け入れられているもの」、必要とは「その事業で有用かつ妥当な支出」と定義しています。これを大原則として、経費の扱い方を説明していきます。


車代

車関連の経費の計上方法には、実費(Actual)方式と標準(Standard)方式の2種類があります。前者は実際にかかったガソリン代や保険料などに対して、全体の走行距離に占めるビジネス目的の走行距離の割合を掛け合わせたものが経費計上されます。100%商用目的の社用車であれば、もちろん全て経費計上が可能です。
対して後者は、ビジネス目的の走行距離に毎年変動する率(2014年度は1マイル当たり56セント)を掛けた数字を経費計上します。保険や修理費用などは含まれていると考えられます。ただし、減価償却も実費の一種と考えられるため、資産計上している車に対しては標準方式が適用されません。
両者とも通勤は商用目的とみなされないので注意が必要です。駐在の方で通勤費用を出す場合などは、追加の給与として処理し、グロスアップ(GrossUp)するのが一般的です。グロスアップとは給与の手取り額(交通費支給額)を決めてから給与税を逆算する方法です。


交際費

ビジネス目的の飲食代といった交際費は実費の50%が経費計上可能です。旅行時の食事手当や、イベントなどの飲食代もこの50%と同様のルールが適用されるので、しっかりと分けて記帳しておくと調査の際に対応しやすくなるでしょう。


会員費

自社の経営に関係する場合のみ経費計上可能です。ゴルフコースのメンバーシップ、ジムの会費などは商用目的であっても経費計上できません。


贈答品

客先周りや時候の挨拶の贈答品は日本社会では事業と切っても切り離せないものではないでしょうか。しかし、このような贈答品には、1年間で各顧客に対して25ドルまでという上限が設けられています。
 
(2014年8月16日号掲載)

石上洋◎米国公認会計士
カリフォルニア州立大学ロングビーチ校を卒業後、大手監査法人、現地会計事務所パートナーを経て石上・石上越智会計事務所を設立。税務をメインに事業を展開。
アメリカでの会社設立・確定申告・タックスリターンは「石上、石上&越智公認会計士事務所」へ
米国公認会計士・石上洋さんのインタビュー

 
※本コラムは、税に関する一般的な知識を解説しています。個別のケースについては、専門家に相談することをおすすめします。ライトハウス編集部は、本コラムによるいかなる損害に対しても責任を負いません。

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